Kako obračunati neizkoriščen dopust je pogosto vprašanje, ki si ga zastavljajo tako delavci kot delodajalci. Neizkoriščen dopust predstavlja dopust, ki ga delavec v posameznem koledarskem letu ni izkoristil. Delodajalci morajo delavcem omogočiti izrabo dopusta, delavci pa so dolžni dopust tudi izkoristiti.
V primeru, da delavec dopusta iz opravičljivih razlogov ne more izkoristiti, mu ga je potrebno omogočiti prenesti v naslednje leto. Neizkoriščen dopust je potrebno tudi pravilno obračunati in evidentirati.
Komu pripada neizkoriščen dopust
Neizkoriščen dopust pripada:
- Delavcem, ki so bili odsotni z dela zaradi bolezni
- Delavkam na porodniškem dopustu
- Delavcem na starševskem dopustu
- Delavcem, ki jim delodajalec ni omogočil izrabe dopusta
Kdaj se neizkoriščen dopust lahko prenese v naslednje leto
Neizkoriščen dopust se lahko prenese v naslednje leto, če je delavec dopusta iz opravičljivih razlogov ni mogel izkoristiti. Opravičljivi razlogi so na primer:
- Začasna nezmožnost zaradi bolezni ali poškodbe
- Porodniški ali starševski dopust
- Izredne okoliščine v družini delavca (smrt, nega družinskega člana)
- Izredne delovne okoliščine pri delodajalcu
Delavec mora delodajalca obvestiti, da dopusta zaradi opravičljivih razlogov ni mogel izkoristiti in zaprositi, da se mu neizkoriščen dopust prenese v naslednje leto.
Kako se obračuna neizkoriščen dopust
Neizkoriščen dopust se obračuna na podlagi delovnih dni, ki jih delavec v posameznem letu ni izkoristil. Pri tem je potrebno upoštevati:
- Število dni letnega dopusta, ki delavcu pripada
- Število delovnih dni, ko je bil delavec odsoten in ni koristil dopusta
- Število dni dopusta, ki jih je delavec dejansko izkoristil
Formula za izračun neizkoriščenega dopusta je:
Neizkoriščen dopust = Letni dopust – Izrabljeni dopust – Neopravičene odsotnosti
Primer: Delavcu pripada 24 dni letnega dopusta. V celem letu je bil 15 dni odsoten zaradi bolezni in je izkoristil 10 dni dopusta. Neizkoriščen dopust znaša:
24 dni letnega dopusta
– 10 dni izrabljenega dopusta
– 0 dni neopravičenih odsotnosti
= 14 dni neizkoriščenega dopusta
Neizkoriščen dopust se v naslednje leto prenese v delovnih dneh
Pomembno je, da se pri obračunu neizkoriščenega dopusta upoštevajo delovni dnevi in ne koledarski dnevi. Delavec tako lahko v naslednje leto prenese največ toliko delovnih dni dopusta, kot znaša njegov letni delovni čas.
Kako se evidentira neizkoriščen dopust
Delodajalec mora neizkoriščen dopust delavca evidentirati. Obračun in evidenco neizkoriščenega dopusta vodi:
- Računovodstvo ali kadrovska služba pri delodajalcu
- Zunanja računovodska storitev
Neizkoriščen dopust se v poslovnih knjigah evidentira kot:
- Kratkoročne časovne razmejitve na strani obveznosti
- Terjatev delavca do podjetja za neizkoriščen dopust
Delavec mora biti o stanju neizkoriščenega dopusta redno obveščen:
- V izpisih obračunanih plač
- V letnih obvestilih o izrabi dopusta
- Na zahtevo delavca mora delodajalec stanje neizkoriščenega dopusta sporočiti v 8 dneh
Posledice nepravilnega obračuna neizkoriščenega dopusta
Nepravilen obračun in evidenca neizkoriščenega dopusta lahko privede do:
- Napak v poslovnih knjigah
- Neskladnosti evidenc med delavcem in delodajalcem
- Nezmožnosti delavca, da izkoristi neizkoriščen dopust v naslednjem letu
- Sporov in celo sodnih postopkov med delavcem in delodajalcem
Zato je ključnega pomena, da podjetja pravilno vodijo evidenco neizkoriščenega dopusta ter delavce redno obveščajo o njegovem stanju.
Povzetek ključnih korakov pri obračunu neizkoriščenega dopusta
Obračun neizkoriščenega dopusta vključuje naslednje korake:
- Preverimo koliko dni letnega dopusta delavcu pripada
- Preverimo dneve odsotnosti, ko delavec ni koristil dopusta (bolniška, starševski dopust…)
- Ugotovimo koliko dni dopusta je delavec dejansko izkoristil
- Izračunamo število delovnih dni neizkoriščenega dopusta po formuli: Letni dopust – Izrabljeni dopust – Neopravičene odsotnosti
- Neizkoriščen dopust v delovnih dnevih prenesemo v evidenco za naslednje leto
- O stanju neizkoriščenega dopusta redno obveščamo delavca
Z rednim in pravilnim obračunavanjem ter evidentiranjem neizkoriščenega dopusta se izognemo nesporazumom in sporom z delavci ter zagotovimo pravilne poslovne knjige.
